Steuerlexikon

Übernachtungskosten - Übersicht

Normen

R 9.7 LStR

Information

1. Allgemeines

Alternativ zu den tatsächlichen Kosten können bei Inlandsübernachtungen im Rahmen einer Auswärtstätigkeit ohne Einzelnachweis 20 EUR und bei Übernachtungen im Ausland die Pauschbeträge (Übernachtungsgelder) steuerfrei erstattet werden (R 9.7 Abs. 3 LStR).

Der Pauschbetrag bleibt auch dann steuerfrei, wenn tatsächlich geringere Übernachtungskosten angefallen sind (BFH, 12.9.2001 - VI R 72/97, BStBl II 2001, 775). Die steuerfreie Erstattung des Pauschbetrags ist damit auch dann möglich, wenn der Arbeitnehmer ohne tatsächlich entstehende Übernachtungskosten privat übernachtet.

Die Pauschbeträge dürfen nicht steuerfrei erstattet werden, wenn dem Arbeitnehmer die Unterkunft vom Arbeitgeber oder aufgrund seines Dienstverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich oder teilweise unentgeltlich zur Verfügung gestellt wurde. Auch bei Übernachtung in einem Fahrzeug ist die steuerfreie Zahlung der Pauschbeträge nicht zulässig. Bei Benutzung eines Schlafwagens oder einer Schiffskabine dürfen die Pauschbeträge nur dann steuerfrei gezahlt werden, wenn die Übernachtung in einer anderen Unterkunft begonnen oder beendet worden ist (R 9.7 Abs. 3 Sätze 6 bis 8 LStR).

Beim Werbungskostenabzug entfällt ab 2008 ein pauschaler Ansatz sowohl bei Inlands- als auch bei Auslandsübernachtungen (R 9.7 Abs. 2 LStR).

Arbeitgeberersatz Werbungskostenansatz
bis 2007 ab 2008
Inland Pauschale (20 EUR) täglich Nachweis Nachweis
Ausland Länderpauschale Länderpauschale Nachweis

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer aus Dresden ist für seinen Arbeitgeber vier Wochen (= 28 Übernachtungen) in Warschau tätig. Die Übernachtungen werden nicht einzeln nachgewiesen.
Möglicher steuerfreier Arbeitgeberersatz: 28 Übernachtungen x 105 EUR = 2.940,00 EUR; Werbungskostenabzug: 0,00 EUR.

Beispiel:

Lehrer W ist mit seinem Englischkurs nach London gefahren. Für die vier Übernachtungen (ohne Verpflegung) in einem Jugendgästehaus muss er 100 EUR zahlen.

Lösung: Die für London geltende Übernachtungspauschale von 160 EUR pro Tag gilt nur für den Arbeitgeberersatz. W kann bei Vorlage der Rechnung als Werbungskosten nur die 100 EUR ansetzen.

Die Auslands-Pauschbeträge sind für 2015 festgesetzt worden mit BMF, 19.12.2014 - IV C 5 - S 2353/08/10006:005, BStBl. I 2015, 34; ab 2016 vgl. BMF-Schreiben vom 09.12.2015 - IV C 5 - S 2353/08/10006:006.

2. Kürzung um Frühstücksanteil

Weist eine Rechnung für Übernachtung mit Frühstück nur einen Gesamtpreis aus, ohne dass der Preis des Frühstücks festgestellt werden kann, ist der Rechnungsbetrag zur Ermittlung der Übernachtungskosten um 20 % des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen mit einer Abwesenheitsdauer von 24 Stunden zu kürzen (R 9.7 Abs. 1 LStR). Somit ergibt sich bei Inlandssachverhalten ein Kürzungsbetrag von 4,80 EUR (20 % von 24 EUR). Vgl. BMF, 24.10.2014 - IV C 5 - S 2353/14/10002.

Beispiel:

Mitarbeiter M aus Aachen erhält eine Inlands-Hotelrechnung über insgesamt 100 EUR:
Zur Ermittlung der Übernachtungskosten sind abzuziehen
20% von 24 EUR = 4,80 EUR
Steuerfrei ersetzbare Kosten der Unterkunft: 95,20 EUR.

Praxistipp:

Es kann grds. davon ausgegangen werden, dass bei Übernachtungen im Ausland in der Hotelrechnung der Preis für das Frühstück in der Regel nicht enthalten ist. Von einer Kürzung der Übernachtungskosten um einen (fiktiven) Frühstücksanteil kann daher bei Auslandsübernachtungen abgesehen werden, wenn der Arbeitnehmer auf der Hotelrechnung handschriftlich vermerkt, dass in den Übernachtungskosten das Frühstück nicht enthalten ist. Diese Vereinfachungsregelung gilt nicht bei Übernachtungen im Inland.

3. Tagungspauschale

Lässt sich der Preis für Unterkunft und Verpflegung z.B. bei einer Tagungspauschale nicht feststellen, ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten wie folgt zu kürzen: für Frühstück um 20 %; für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 %.

Beispiel:

Für eine eintägige Tagung im Inland sind in der Hoteltagungspauschale von 150,00 EUR das Frühstück und das Mittagessen enthalten.
Lösung: Zur Ermittlung der Übernachtungskosten sind abzuziehen: für das Frühstück 20 % und für das Mittagessen 40 % von 24 EUR. Die steuerfrei ersetzbaren Übernachtungskosten belaufen sich auf 135,60 EUR (150,00 EUR - 14,40 EUR).

Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen sind zu mindern, wenn der Arbeitnehmer Mahlzeiten während der Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten unentgeltlich oder teilentgeltlich erhalten hat. Diese Mahlzeiten sind (bis zu einem üblichen Wert von 60 EUR für die einzelne Mahlzeit) mit dem amtlichen Sachbezugswert als Arbeitslohn nur noch dann anzusetzen, wenn kein Anspruch auf die Verpflegungspauschbeträge besteht.

Beispiel:

Für eine zweitägige Tagung im Inland, deren Teilnahme vom Arbeitnehmer selbst bestellt und die Rechnung auch auf ihn ausgestellt wurde (Anreise von der Wohnung 7.00 Uhr, Rückkehr zur Wohnung am nächsten Tag 19.00 Uhr), sind in der Tagungspauschale von 300 EUR die Seminarteilnahme, die Unterkunft, das Frühstück am zweiten Tag und das Mittagessen am ersten Tag enthalten.

Tagungspauschale 300,00 EUR
Zur Ermittlung der erstattungsfähigen Übernachtungskosten sind abzuziehen:
für das Frühstück 20 % von 24 EUR = 4,80 EUR
für das Mittagessen 40 % von 24 EUR = 9,60 EUR
steuerfrei ersetzbare Übernachtungskosten 285,60 EUR

Abwandlung:
Die Teilnahme ist vom Arbeitgeber bestellt und die Rechnung ist auch auf ihn ausgestellt worden.

Die Tagungspauschale von 300,00 EUR kann vom Arbeitgeber insgesamt erstattet werden. Wegen der Mahlzeitengewährung durch den Arbeitgeber sind in diesem Fall allerdings die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen zu kürzen. Zur Ermittlung der erstattungsfähigen Pauschalen sind abzuziehen: 1. Tag: 12 EUR abzüglich 9,60 EUR für Mittagessen, verbleiben 2,40 EUR; 2. Tag: 12 EUR abzüglich 4,80 EUR für Frühstück, verbleiben 7,20 EUR. Es können noch steuerfrei 16,80 EUR für Verpflegung ausgezahlt werden.

4. Zeitliche und betragsmäßige Beschränkung

Bei einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte im Inland, die nicht erste Tätigkeitsstätte ist, können nach Ablauf von 48 Monaten die tatsächlich entstehenden Unterkunftskosten höchstens noch bis zur Höhe von 1.000 EUR pro im Monat als Werbungskosten abgezogen oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG). Das gilt auch für Hotelübernachtungen. Bei Übernachtungen im Ausland im Rahmen einer längerfristigen Auswärtstätigkeit gelten die bisherigen Grundsätze zur beruflichen Veranlassung und Notwendigkeit der entstandenen Aufwendungen unverändert weiter. Die Höchstgrenze von 1.000 EUR gilt hier nicht.

Eine berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte liegt nur vor, wenn der Arbeitnehmer an dieser mindestens an drei Tagen wöchentlich tätig wird. Die 48-Monatsfrist beginnt daher nicht, solange die auswärtige Tätigkeitsstätte nur an zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird.

Eine Unterbrechung von weniger als sechs Monaten, z. B. wegen Urlaub, Krankheit, beruflicher Tätigkeit an einer anderen Tätigkeitsstätte führt nicht zu einem Neubeginn der 48-Monatsfrist. Die Prüfung des Unterbrechungszeitraums und des Ablaufs der 48-Monatsfrist erfolgt stets im Nachhinein mit Blick auf die zurückliegende Zeit (Ex-post-Betrachtung).

Maßgeblich für den Beginn der 48-Monatsfrist ist der jeweilige Beginn der längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte im Inland. Dies gilt auch, wenn dieser vor dem 1.1.2014 liegt. Aus Vereinfachungsgründen ist es allerdings nicht zu beanstanden, wenn die abziehbaren Übernachtungskosten erst ab dem ersten vollen Kalendermonat, der auf den Monat folgt, in dem die 48-Monatsfrist endet, auf 1.000 EUR begrenzt werden.

5. Entsendungsfälle

Bei ausländischen Arbeitnehmern, die von ihrem Mutterkonzern z.B. für eine auf drei Jahre befristete Tätigkeit nach Deutschland entsendet werden, um nach Ablauf der Frist wieder in ihr Heimatland zur ursprünglichen Tätigkeitsstätte zurückzukehren, handelt es sich auf der Grundlage der LStR wie auch im umgekehrten Fall der Auslandsentsendung um eine Auswärtstätigkeit. Keine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn mit dem aufnehmenden Unternehmen ein separater Arbeitsvertrag abgeschlossen wird. Es stellt sich die Frage der Berücksichtigung von Unterkunftskosten und der Steuerfreiheit gem. § 3 Nr. 16 EStG, da i.d.R. auch die Familie des Arbeitnehmers in der Wohnung bzw. dem Haus untergebracht ist. Benutzt der Arbeitnehmer ein Mehrbettzimmer gemeinsam mit Personen, die zu seinem Arbeitgeber in keinem Dienstverhältnis stehen, sind die Aufwendungen maßgebend, die bei Inanspruchnahme eines Einzelzimmers im selben Haus entstanden wären. Dementsprechend sind auch die Mehraufwendungen auszuscheiden, wenn der Arbeitnehmer ein Haus oder eine Wohnung gemeinsam mit Personen benutzt, die zu seinem Arbeitgeber in keinem Dienstverhältnis stehen (R 9.7 Abs. 1 Satz 2 LStR). Wenn der Arbeitnehmer bei einer Entsendung seine heimische Wohnung aufgibt, muss er im Übrigen damit rechnen, dass das Finanzamt die Unterkunftskosten am Beschäftigungsort nicht anerkennt, da insoweit kein Mehraufwand gegeben ist.

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