Steuerlexikon

GoB - Kassenbuchführung

Normen

§ 238 f HGB

Information

1. Allgemeines

Bei Betrieben mit ausschließlich, überwiegend oder ins Gewicht fallenden Barumsätzen muss eine Geschäftskasse geführt werden. Der Kassenführung kommt dabei für die Frage der Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung erhebliche Bedeutung zu.

Die Aufzeichnungen sind täglich zu führen (vgl. GoB - Zeitgerechte Buchungen unter 3.). Auch die Privatentnahmen aus der Kasse und die Privateinlagen in die Kasse sind täglich aufzuzeichnen.
Kassenaufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass ein Buchsachverständiger jederzeit in der Lage ist, den Sollbestand mit dem Istbestand der Geschäftskasse zu vergleichen (Kassensturzfähigkeit), BFH, 20.09.1989 - X R 39/87, BStBl II 1990, 109 und BFH, 17.11.1981 - VIII R 174/77, BStBl II 1982, 430.
Lassen sich die Endbestände der Kassenaufzeichnungen nur am Monatsende ermitteln, weil im Kassenbuch die Tageseinnahmen bzw. die im Laufe des Tages bezahlten betrieblichen Ausgaben nicht erfasst wurden, so fehlt es ebenfalls an der Kassensturzfähigkeit, die Kassenführung ist insoweit nicht ordnungsgemäß (FG Münster, 15.12.1999 - 10 K 7869/99 E, G, U).
Der Kassensturz ist im Rahmen der Betriebsprüfung insbesondere bei buchmäßig sehr hohen Kassenbeständen eine Kontrollmöglichkeit der Kassenführung.

Auch bei einer Kassenführung mit Hilfe des PC müssen die notwendigen Eingaben laufend erfolgen. Ist in dem Programm eine Journalfunktion nicht vorhanden, ist das Datum der Dateneingabe auf andere Art nachprüfbar zu dokumentieren. Es muss in jedem Fall sichergestellt sein, dass Eintragungen nicht in einer Weise verändert werden können, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist, Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführungssystem (GoBS).

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) erfordern grundsätzlich die Aufzeichnung jedes einzelnen Handelsgeschäfts in einem Umfang, der eine Überprüfung seiner Grundlagen, seines Inhalts und seiner Bedeutung für den Betrieb ermöglicht (Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht), BMF, 24.02.2004 - IV D 2 - S 0315 - 4/04.
Das bedeutet nicht nur die Aufzeichnung der in Geld bestehenden Gegenleistung, sondern auch des Inhalts des Geschäfts und des Namens oder der Firma und der Anschrift des Vertragspartners (Identität).
Eine Einzelaufzeichnung der baren Betriebseinnahmen im Einzelhandel ist unter dem Aspekt der Zumutbarkeit nicht erforderlich, wenn Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden. Aus den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ergibt sich demnach für viele Einzelhandelsunternehmer in der Regel nicht die Verpflichtung, die baren Betriebseinnahmen einzeln aufzuzeichnen, BFH, 12.05.1966 - IV 462/60, BStBl III 1966, 372. Von der Zumutbarkeit von Einzelaufzeichnungen über die Identität der Einnahmen ist jedenfalls bei einer Annahme von Bargeld im Wert von 15.000 EUR und mehr auszugehen (Vereinfachungsregel zur Einzelaufzeichnungspflicht).

Die Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus Aufbewahrungspflichten "3.8 Sonstige Unterlagen".

§ 4 III-Gewinnermittler haben nur sehr reduzierte Aufzeichnungspflichten; weder das Ertragsrecht noch das formelle Recht enthält Vorschriften zur Art der Ermittlung der Betriebseinnahmen bei Einnahme-Überschuss-Rechnung. Aus § 22 UStG ergibt sich jedoch auch für diese Gewinnermittler eine Einzelaufzeichnungspflicht für alle Geschäftsvorfälle. Um die Vereinfachungsregel zur Einzelaufzeichnungspflicht in Anspruch nehmen zu können, werden in der Praxis häufig freiwillig Kassenbücher geführt. Ist dies der Fall, gelten jedoch die gleichen Ordnungsmäßigkeitskriterien wie für gesetzlich verpflichtete kassenbuchführende Unternehmer.

Die Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung ist häufig Gegenstand der Prüfung im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung (insbesondere bei der Durchführung einer Bp oder USt-Sonderprüfung). Hierzu gibt es unterschiedliche Prüfungsmethoden.

Wegen festgestellter Mängel in der Kassenführung einer GmbH zutreffend hinzugeschätzte Betriebseinnahmen führen mangels feststellbarer Veranlassung durch das Gesellschaftsverhältnis nicht zu verdeckten Gewinnausschüttungen, BFH, 09.08.2000 - I R 82/99, sondern sind in analoger Anwendung des § 160 Abs. 1 AO als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben zu behandeln (verhinderte Vermögensmehrung bei der GmbH).

Bei der Kassenbuchführung ist zu unterscheiden zwischen der

  1. Offenen Ladenkasse und der

  2. EDV-Registrierkasse

2. Offene Ladenkasse

Die offene Ladenkasse kommt häufig zum Einsatz bei

  1. Bargeld-Branchen kleineren Umfangs

  2. Betrieben mit Bareinnahmen ohne Personal

  3. Betrieben ohne Bareinnahmen als reine Ausgabekasse

Offene Ladenkassen haben für den Unternehmer den Vorteil, dass sie

  1. keine Kosten bei der Anschaffung und in ihrer Unterhaltung verursachen

  2. ohne technische Kenntnisse führbar sind

Offene Ladenkassen haben für den Unternehmer den Nachteil, dass sie

  1. keine Kontrolle des Personals zulassen

  2. keine Zusatzinformationen (Analysemöglichkeiten etc.) liefern

3. EDV-Registrierkasse und PC-Kasse

Die EDV-Registrierkasse kommt häufig zum Einsatz bei

  1. größeren Betrieben mit überwiegendem Bareinsatz

  2. Betrieben mit Fremdpersonal

  3. Betrieben mit mehreren Kassen

EDV-Registrierkassen haben für den Unternehmer den Vorteil, dass sie

  1. zusätzliche Analysemöglichkeiten und betriebswirtschaftliche Funktionen bieten (z.B. Informationen über Warengruppen-, Kellner-, Stundenberichte, etc.),

  2. das Personal über Eingabeschlüssel oder via Bildschirm kontrolliert werden kann,

  3. möglicherweise eine permanente Inventur und Steuerung des Wareneinkauf über erfasste Daten ermöglichen,

  4. leichte Preisanpassungen programmgesteuert oder über Strichcodesysteme möglich sind.

EDV-Registrierkassen haben für den Unternehmer den Nachteil, dass

  1. sie höhere Anschaffungs- und Unterhaltskosten verursachen,

  2. aufwändig einzurichten und zu programmieren sind,

  3. der Geschäftsablauf unter technischen Defekten erheblich leiden kann.

Für EDV-Registrierkassen gelten besondere Aufbewahrungspflichten und Dokumentationsgrundsätze. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführungssysteme (GoBS) erfordern eine schlüssige und nachvollziehbare Dokumentation der Programmierung.

Der Steuerpflichtige muss, wenn er Waren von geringerem Wert an eine Vielzahl zumeist unbekannter Personen verkauft und deshalb die Bareinnahmen nicht einzeln aufzuzeichnen hat, grundsätzlich die Registrierkassenstreifen, Kassenzettel, Bons und sonstige Belege aufbewahren (BFH, 11.05.2000 - I B 7/00).

Unter bestimmten Umständen ist ein Verzicht auf die Aufbewahrung von Kassenstreifen beim Einsatz elektronischer Registrierkassen möglich (BMF, 09.01.1996 - IV A 8-S 0310-5/95).
Danach ist eine Aufbewahrung von Registrierkassenstreifen, Kassenzetteln, Bons und dergleichen (Kassenbelege) im Einzelfall nicht erforderlich, wenn der Zweck der Aufbewahrung in anderer Weise gesichert und die Gewähr der Vollständigkeit der vom Kassenbeleg übertragenen Aufzeichnungen nach den tatsächlichen Verhältnissen gegeben ist. Diese Voraussetzungen hinsichtlich der Registrierkassenstreifen sind regelmäßig erfüllt, wenn Tagesendsummenbons aufbewahrt werden, die die Gewähr der Vollständigkeit bieten und den Namen des Geschäfts, das Datum und die Tagesendsumme enthalten.
Beim Einsatz elektronischer Registrierkassen kann im Regelfall davon ausgegangen werden, dass diese "Gewähr der Vollständigkeit" dann gegeben ist, wenn die nachstehend genannten Unterlagen aufbewahrt werden. In diesem Fall kann auch bei elektronischen Registrierkassensystem auf die Aufbewahrung von Kassenstreifen verzichtet werden:

  1. Die zur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen, insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung, die Programmabrufe nach jeder Änderung (u.a. der Artikelpreise), Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern u.ä. sowie alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z.B. Anweisungen zum maschinellen Ausdrucken von Pro-forma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten) sind aufzubewahren.

  2. Es sind die mit Hilfe von Registrierkassen erstellten Rechnungen aufzubewahren.

  3. Aufzubewahren sind die Tagesendsummenbons mit Ausdruck des Nullstellungszählers (fortlaufende sog. "Z-Nummer" zur Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte), der Stornobuchungen (sog. Managerstornos und Nach-Stornobuchungen), Retouren, Entnahmen sowie der Zahlungswege (bar, Scheck, Kredit) und alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke der EDV-Registrierkassen (z.B. betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der Trainingsspeicher, Kellnerberichte, Spartenberichte) im Belegzusammenhang mit dem Tagesendsummenbon

  4. Darüber hinaus ist die Vollständigkeit der Tagesendsummenbons durch organisatorische oder durch programmierte Kontrollen sicherzustellen.

Eine technische Erweiterung der EDV-Registrierkasse stellt die PC-gestützte Kasse (PC-Kasse) dar.
Hierbei handelt es sich um einen PC, an den über Schnittstellen Kassen-Peripheriegeräte angeschlossen werden können. Der PC ist mit einer bestimmten Kassensoftware ausgestattet, von der auch der variable Funktionsumfang abhängig ist.
In der Regel wird jeder Umsatz des Tages gespeichert und es besteht eine Zugriffsmöglichkeit auf alle getätigten Einzelumsätze der Kasse.
Der Vorteil der PC-Kasse liegt in den vielfältigen und detaillierten Analysemöglichkeiten, die der Unternehmer z.B. hinsichtlich der Warenbewirtschaftung oder der Kundenverwaltung einsetzen kann.

Bestimmte PC-Kassensystemen funktionieren nur auf der Grundlage herstellereigener Betriebssysteme und geschlossener Kassensoftware (Embedded-Lösungen). Hierbei können vom Gerätehersteller bestimmte Zugriffsmöglichkeiten für den Anwender unterbunden werden.

Daneben gibt es PC-Kassensysteme, die wie ein normaler PC arbeiten und deren Anwendung und Programme frei und offen sind (offenes System). Weil sich offene Systeme durch den Hersteller kaum schützen lassen, ist hier auf die vollständige Dokumentation im Sinne der GOBS besonderer Wert zu legen.

Die Ordnungsmäßigkeit einer PC-Kasse setzt insbesondere auch voraus, dass das System alle einzelnen Geschäftsvorfälle, also auch Stornierungen, dokumentiert. Daher ist die Buchführung eines Restaurants nicht als ordnungsgemäß anzusehen, wenn ein PC-Kassensystem geführt wird, welches bei den Kassenabschlüssen Stornobuchungen nicht erfasst, FG Niedersachsen, 02.09. 2004 - 10 V 52/04.

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