Steuerlexikon

Pauschalierung der Lohnsteuer

Normen

§ 40 EStG

§ 40a EStG

§ 40b EStG

§ 4 LStDV

Information

An Stelle des Lohnsteuerabzugs nach den individuellen Besteuerungsmerkmalen kann der Arbeitgeber in bestimmten Fällen die Lohnsteuer pauschalieren, d.h., mit einem bestimmten Prozentsatz des Arbeitslohnes erheben. Dies kann zu Arbeitsvereinfachungen und in vielen Fällen auch zu Steuerersparnissen führen.

Eine Pauschalierung der Lohnsteuer kann in folgenden Fällen in Betracht kommen:

  • Für kurzfristig Beschäftigte Aushilfskräfte (Steuersatz 25 %) und für geringfügig beschäftigte Teilzeitbeschäftigte. Siehe § 40a EStG in Verbindung mit R 40a.1 LStR.
    Zur steuerlichen Behandlung der geringfügigen Beschäftigung (450-EUR-Job, sog. Mini-Jobs) vgl. Geringfügige Beschäftigung sowie Pauschalierung der Lohnsteuer - Mini-Jobs.

  • Für Zukunftssicherungsleistungen(Steuersatz = 20 %). Siehe § 40b EStG in Verbindung mit R 40b.1 LStR und Direktversicherung, Gruppenunfallversicherung.

  • Für eine Erholungsbeihilfe (Steuersatz 25 %). Siehe § 40 Abs. 2 EStG in Verbindung mit R 40.2 LStR.

  • Für Betriebsveranstaltungen (Steuersatz 25 %). Siehe § 40 Abs. 2 EStG in Verbindung mit R 40.2 LStR.

  • Für unentgeltliche oder verbilligte Mahlzeiten im Betrieb (Steuersatz 25 %). Siehe § 40 Abs. 2 EStG in Verbindung mit R 40.2 LStR und R 8.1 Abs. 7 LStR und Mahlzeiten.

  • Für den steuerpflichtigen Teil der vom Arbeitgeber erstatteten Verpflegungsmehraufwendungen 25 % der Erstattungen, höchstens die maßgebenden Verpflegungspauschalen. Einzelheiten vgl. Verpflegungsmehraufwand - Pauschalierung .

  • Für Sonstige Bezüge (nach einem Durchschnittssteuersatz). Siehe § 40 Abs. 1 EStG in Verbindung mit R 40.1 LStR.

  • Für nacherhobene Lohnsteuer im Anschluss an eine Lohnsteueraußenprüfung oder wenn der Arbeitgeber die Lohnsteuer bisher nicht zutreffend einbehalten hat (mit einem Durchschnittssteuersatz). Siehe § 40 Abs. 1 EStG in Verbindung mit R 40.1 LStR.

  • Für Arbeitgeberleistungen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (Steuersatz 15 %). Siehe § 40 Abs. 2 EStG und Fahrtkosten bzw. Firmenwagen.

  • Für dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber verbilligt oder schenkweise übereignete Personalcomputer (Computer) - nebst Zubehör und Internetzugang - 25 % gem. § 40 Abs. 2 Nr. 5 EStG.

1. Allgemeine Vorbemerkungen

Die Pauschalierung der Lohnsteuer ist ein Besteuerungsverfahren eigener Art. Es ist von der individuellen Besteuerung zu unterscheiden.

Grundsätzlich sollte Folgendes beachtet werden:

  • Die pauschale Lohnsteuer ist regelmäßig nicht abhängig von den persönlichen Merkmalen des Arbeitnehmers. Je höher also der individuelle Steuersatz des Arbeitnehmers ist, umso günstiger ist die Pauschalbesteuerung. Als Faustregel gilt vereinfacht: Die Pauschalierung lohnt sich nur dann, wenn der Steuerpflichtige trotz der pauschalen Besteuerung des Arbeitslohnes für seine Einkünfte noch Einkommensteuer zu zahlen hätte.

  • Die pauschale Lohnsteuer trägt der Arbeitgeber. Er allein ist Schuldner der Lohnsteuer (§ 40 Abs. 3 EStG). Sie wirkt daher als Betriebsausgabe gewinnmindernd.

  • Die vom Arbeitgeber getragene Pauschalsteuer für Teilzeitbeschäftigte selbst ist nicht lohnsteuer- und beitragspflichtig (BGH, 27.09.1995 - I ZR 156/93).

  • Durch die Pauschalbesteuerung wird die Einkommensteuer (Lohnsteuer) abgegolten. Pauschal besteuerter Arbeitslohn bleibt daher bei der Einkommensteuerveranlagung außer Betracht. Da der Arbeitgeber die Pauschalsteuer trägt, ist der Arbeitslohn für den Arbeitnehmer praktisch steuerfrei. Die pauschal besteuerten Bezüge werden daher auch nicht gesndert bescheinigt (Ausnahme: Bescheinigung pauschal besteuerter Fahrtkostenzuschüsse, siehe dazu Lohnsteuerbescheinigung)

  • Die Lohnsteuerpauschalierung für Bezüge i.S.d. § 40 Abs. 2 EStG hat zur Folge, dass solche Bezüge kein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt darstellen. Insofern lassen sich Sozialversicherungsbeiträge einsparen. Betroffen sind Erholungsbeihilfen, Mahlzeiten im Betrieb, Verpflegungskosten, PC-Schenkungen, Internet-Zuschüsse und Fahrtkostenerstattungen.

  • Ist wegen der Grundfreibeträge keine individuelle Lohnsteuer zu entrichten, ist die Pauschalbesteuerung stets ungünstiger. Zu Einzelheiten siehe Freibeträge und Existenzminimum.

Zur Bemessung der Kirchensteuer im Falle der Pauschalierung der Lohnsteuer siehe unter dem Stichwort Kirchensteuer - Pauschalierung der Lohn- und Einkommensteuer

2. Pauschalierung der Lohnsteuer in besonderen Fällen (§ 40 EStG)

2.1 Pauschalierung mit besonderen Steuersätzen (§ 40 Abs. 1 EStG)

Dieses Verfahren ist in zwei Fällen möglich,

  • bei sonstigen Bezügen,

  • wenn bisher nicht oder nicht zutreffend einbehaltene Lohnsteuer nachträglich zu erheben ist.

2.1.1 Pauschalierung der Lohnsteuer auf sonstige Bezüge

Eine Pauschalierung der Lohnsteuer mit einem besonders zu ermittelnden Pauschsteuersatz setzt voraus, dass der Arbeitgeber sonstige Bezüge in einer größeren Zahl von Fällen gewährt und einen Antrag auf Pauschalierung beim Betriebsstättenfinanzamt stellt. Der Antrag muss vor Auszahlung der sonstigen Bezüge gestellt werden. Ihm ist eine Berechnung des Pauschsteuersatzes beizufügen.

Praxistipp:

Eine notwenige größere Zahl von Fällen wird immer unterstellt, wenn mindestens 20 Arbeitnehmer betroffen sind. Aber auch bei weniger betroffenen Arbeitnehmern ist unter Umständen eine Pauschalierung möglich.

Die Pauschalierung ist im Jahr auf sonstige Bezüge bis insgesamt 1.000 EUR beim einzelnen Arbeitnehmer beschränkt. Der Arbeitgeber ist daher verpflichtet zu überprüfen, ob nicht durch den letzten sonstigen Bezug die Jahressumme von 1.000 EUR überschritten wird. Bei Überschreitung wird der Teilbetrag bis 1.000 EUR pauschal besteuert, der übersteigende Betrag muss dagegen individuell besteuert werden.

Beispiel

Arbeitnehmer A erhält
folgende sonstigen Bezüge:

Mai-Gratifikation:

EUR 900 (Lohnsteuer pauschal erhoben)

Okt.-Gratifikation:

EUR 1.000

Lösung:

Die Gratifikation im Oktober kann in Höhe von 100 EUR pauschal besteuert werden, der Restbetrag von 900 EUR ist als sonstiger Bezug individuell zu besteuern.

2.1.1.1 Berechnung des Pauschsteuersatzes

Die Berechnung des Pauschsteuersatzes erfolgt in folgenden Schritten

  1. 1.

    Ermittlung der Zahl der betroffenen Arbeitnehmer
    Einteilung in drei Gruppen:

    1. Gruppe: Arbeitnehmer mit Steuerklassen I, II, IV

    2. Gruppe: Arbeitnehmer mit Steuerklassen III

    3. Gruppe: Arbeitnehmer mit Steuerklassen V u. VI

  2. 2.

    Ermittlung des durchschnittlichen pauschal besteuerten Bezugs (Aufrundung auf den nächsten durch 216 teilbaren EUR-Betrag).

  3. 3.

    Ermittlung des durchschnittlichen Jahreslohns der betroffenen Arbeitnehmer
    Berechnung:

    Voraussichtl. Jahresarbeitslöhne (betroffene Arbeitnehmer)

    -

    Kinderfreibeträge

    -

    Jahresfreibeträge

    -

    Versorgungsfreibeträge

    -

    Altersentlastungsbeträge

    ---------------------------------------------------------

    =

    Summe der Jahresarbeitslöhne

    Summe der Jahresarbeitslöhne

    Durchschnittlicher Jahresarbeitslohn =

    -------------------------------

    Anzahl der betr. Arbeitnehmer

  4. 4.

    Ermittlung der Lohnsteuer auf den durchschnittlichen sonstigen Bezug in der jeweiligen Gruppe

    • Gruppe 1 nach Steuerklasse I

    • Gruppe 2 nach Steuerklasse III

    • Gruppe 3 nach Steuerklasse V

  5. 5.

    Ermittlung der Gesamtlohnsteuer auf den sonstigen Bezug

    • Beträge lt. 4. jeweils x Zahl der Arbeitnehmer jeder Gruppe

  6. 6.

    Ermittlung des durchschnittlichen Brutto-Steuersatzes

    Gesamtlohnsteuer (s. 5.) x 100

    ------------------------------- x Anzahl der Arbeitnehmer (s. 1.)

    gerundeter sonstiger Bezug (s. 2.)

  7. 7.

    Ermittlung des durchschnittlichen Netto-Steuersatzes

    100 x Brutto-Steuersatz (s. 6.)

    -----------------------------

    100% Brutto-Steuersatz (s. 6.)

Siehe dazu auch R 40.1 Abs. 3 LStR.

Praxistipp:

In der Arbeitgeberstelle des Finanzamtes sind Vordrucke zur Berechnung des Pauschsteuersatzes erhältlich.

Praxistipp:

Ist eine sehr große Zahl von Arbeitnehmern betroffen, müssen nicht zwingend alle in die Berechnung des Pauschsteuersatzes einbezogen werden. In diesem Fall reicht aus, wenn der Pauschsteuersatz für einen repräsentativ ausgewählten Teil der Arbeitnehmer berechnet wird.

2.1.2 Pauschalierung von nachzuerhebender Lohnsteuer

Stellt der Arbeitgeber fest, dass er Lohnsteuer nicht zutreffend erhoben hat, ist er grundsätzlich berechtigt, eine Änderung des Lohnsteuerabzugs vorzunehmen. Ist von dem Fehler eine größere Zahl von Arbeitnehmern (mehr als 20, s.o.) betroffen, kann er einen Antrag auf Pauschalierung der Lohnsteuer beim Betriebsstättenfinanzamt stellen.

Bei dem Arbeitslohn muss es sich nicht um sonstige Bezüge handeln, die Pauschalierung ist auch für laufenden Arbeitslohn möglich. Mit Ausnahme des Zeitpunkts der Antragstellung gelten die Ausführungen zur Pauschalierung der Lohnsteuer bei sonstigen Bezügen entsprechend.

Praxistipp:

Die Pauschalierung empfiehlt sich insbesondere, wenn bei kleineren Beträgen eine Änderung des Lohnsteuerabzugs oder die Erstattung von Anzeigen an das Betriebsstättenfinanzamt mit erheblichem Arbeitsaufwand verbunden ist.

Von dieser Möglichkeit zur Pauschalierung der Lohnsteuer wird z.B. häufig bei Nachforderungen im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung Gebrauch gemacht.

Praxistipp:

Auch bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung kann die Pauschalierung nicht ohne ausdrückliche Einwilligung oder Antrag des Arbeitgebers erfolgen, da dieser Schuldner der Lohnsteuer wird und die so nachgeforderten Beträge regelmäßig nicht seinen Arbeitnehmern weiterbelasten kann.

2.2 Pauschalierung mit festen Steuersätzen § 40 Abs. 2 EStG

Nach § 40 Abs. 2 EStG können bestimmte Zuwendungen des Arbeitgebers mit festen Steuersätzen von 25 % bzw. 15 % pauschal besteuert werden.

Praxistipp:

Die Pauschalierung nach § 40 Abs. 2 EStG ist nicht antragsabhängig und muss daher auch nicht vom Finanzamt genehmigt werden.

Im Einzelnen können folgende Arbeitgeberleistungen pauschal besteuert werden.

Pauschsteuersatz

25 % (§ 40 Abs. 2 Satz 1)

15 %
(§ 40 Abs. 2 Satz 2)

- Mahlzeiten im Betrieb bzw. bei Auswärtstätigkeiten

- Zuschüsse und Sachleistungen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (Fahrtkosten), Firmenwagen

- Betriebsveranstaltungen

- Erholungsbeihilfen

- Mehraufwendungen für Verpflegung

- Computer (unentgeltlich oder verbilligt übereignet)

Einzelheiten siehe unter den jeweiligen Stichworten

2.2.1 Pauschalierung bei Fahrtkostenzuschüssen und Sachleistungen

Die Pauschalierung der Lohnsteuer ist möglich für geldwerte Vorteile aus der unentgeltlichen oder verbilligten Beförderung des Arbeitnehmers zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, der Nutzung eines Firmenwagens für diese Fahrten und entsprechende Fahrtkostenzuschüsse des Arbeitgebers.

Allerdings ist die Pauschalierung beschränkt auf den Betrag, den der Arbeitnehmer als Werbungskosten absetzen könnte. Siehe dazu im Einzelnen Fahrtkosten.

Werden vom Arbeitgeber höhere als die o.g. Beträge gezahlt, sind die übersteigenden Beträge als steuerpflichtiger Arbeitslohn individuell zu besteuern.

Soweit der Arbeitgeber Fahrtkostenzuschüsse pauschal besteuert, sind diese auf den Werbungskostenabzug des Arbeitnehmers anzurechnen. Sie müssen zu diesem Zweck vom Arbeitgeber in der Lohnbescheinigung gesondert bescheinigt werden (§ 41b Abs. 1 Nr. 6 EStG).

Praxistipp:

Pauschal besteuerte Fahrtkostenzuschüsse bieten bei Aushilfs- und Teilzeitbeschäftigten die Möglichkeit, höhere Beträge als die Pauschalierungsgrenzen des § 40a EStG zu zahlen, da sie bei der Ermittlung der Lohngrenzen des § 40a EStG nicht berücksichtigt werden (§ 40 Abs. 2 Satz 3 EStG).

Praxistipp:

Fahrtkostenzuschüsse müssen zwar grundsätzlich neben dem arbeitsrechtlich geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. An Stelle von freiwilligen Sonderzuwendungen können pauschalbesteuerte Fahrtkostenzuschüsse gezahlt werden. Zu den Voraussetzungen siehe auch Gehaltsumwandlung.

Beispiel:

Arbeitnehmer A fährt jährlich an 230 Tagen mit eigenem PKW zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (20 Entfernungskilometer). Der Arbeitgeber erstattet dafür monatlich 75 EUR.

Lösung:

Höchstgrenze für
Pauschbesteuerung (230 x 20 km x 0,30 EUR):

=

1.380 EUR

Fahrtkosten-Zuschuss des.
Arbeitgebers (12 x 75 EUR):

=

900 EUR

pauschale Lohnsteuer
(900 EUR x 15 %):

=

135 EUR

Der Werbungskostenabzug des Arbeitnehmers beträgt noch: 1.380 EUR ./. 900 EUR = 480 EUR.

Beispiel:

Der Arbeitgeber überlässt A einen Firmenwagen (Listenpreis 25.000 EUR) unentgeltlich für Fahrten Wohnung/Arbeitsstätte (40 Entfernungskilometer).

Lösung:

Geldwerter Vorteil:
(0,03 % v. 25.000 EUR = 7,5 EUR x 40 km x 12 Monate)

=

3.600 EUR

Davon können pauschal
besteuert werden:

180 Tage x 40 km x
0,30 EUR

=

2.160 EUR

Pauschale Lohnsteuer:
2.160 EUR x 15 %

=

324 EUR

Der übersteigende Betrag v. (3.600 EUR ./. 2.160 EUR) = 1.440 EUR ist individuell zu besteuern. Ein Werbungskostenabzug für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte kommt nicht in Betracht.

2.2.2 Teilzeitbeschäftigte § 40a EStG

Zur Pauschalierung der Lohnsteuer bei Aushilfen, kurzfristig Beschäftigten, und Teilzeitarbeitsbeschäftigten siehe Teilzeitarbeit. Zur Steuerfreiheit sog. "450-EUR- Jobs" vgl. Geringfügige Beschäftigung, bzw. Pauschalierung der Lohnsteuer - Mini-Jobs.

2.2.3 Zukunftssicherungsleistungen § 40b EStG

Für bestimmte Zukunftssicherungsleistungen wie Beiträge zu Pensionskassen, Direktversicherungen und Gruppenunfallversicherungen kann nach § 40b EStG die Lohnsteuer mit 20 % pauschal erhoben werden. Einzelheiten siehe R 40b.1 LStR und Direktversicherung, Gruppenunfallversicherung und Lebensversicherung, Pensionskasse.

2.2.4 Übernahme der pauschalen Lohnsteuer durch den Arbeitnehmer

Durch § 40 Abs. 3 EStG ist gesetzlich festgelegt, dass im Falle der Abwälzung pauschaler Lohnsteuer im Innenverhältnis auf den Arbeitnehmer ein Zufluss des Arbeitslohns auch in Höhe der abgewälzten Lohnsteuer vorliegt.
Die Fiktion hat allerdings lediglich öffentlich-rechtliche Bedeutung. Eine zivilrechtlich wirksame Vereinbarung, dass der Arbeitnehmer die Pauschalsteuer übernimmt, kann auch weiterhin getroffen werden. Die Steuerübernahme bleibt aber bei der Berechnung der Pauschalsteuer unberücksichtigt.

Im Falle der Direktversicherung bedeutet dies z.B., dass zwar weiterhin die Prämie und die Pauschalsteuer aus dem Gehalt des Arbeitnehmers finanziert werden kann, für die Berechnung der individuellen Lohn- und Einkommensteuer wird vom Arbeitslohn aber nur der Teilbetrag abgezogen, der der Prämie entspricht. Der Arbeitnehmer hat also in einem solchen Fall nicht den Vorteil, dass die übernommene Pauschalsteuer - praktisch wie negative Einkünfte - von dem zu versteuernden Arbeitslohn abgezogen wird.

3. Berücksichtigung von Kinderfreibeträgen

Bei der Ermittlung des Pauschsteuersatzes für die pauschale Lohnsteuer werden die über ELStAM übermittelten Kinderfreibeträge nicht berücksichtigt.

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