Existenzgründungs-Handbuch

Finanzamt

Autor: Rolf Broichhagen
Information

1. Steuernummern

Mit Beginn der unternehmerischen Tätigkeit sind Sie grundsätzlich verpflichtet, die Tätigkeitsaufnahme dem Finanzamt am Sitz Ihres Unternehmens mitzuteilen. Mit der Gewerbeanmeldung wird das Finanzamt automatisch über den Beginn der Betriebstätigkeit informiert.

Das frühere Steuernummer-System wurde geändert:

  • Die Steuerliche Identifikationsnummer

    Zum 1. Juli 2007 wurde gemäß § 138 AO die steuerliche Identifikationsnummer eingeführt. Zuständig für die Vergabe der steuerlichen Identifikationsnummer ist das Bundeszentralamt für Steuern. Anders als die vorherigen Steuernummern bleibt die bei der Geburt vergebene Identifikationsnummer von der Geburt bis zum Tod einer Person gleich. Sie wird erst 20 Jahre nach deren Tod gelöscht.

    Mit der Identifikationsnummer werden u.a. folgende Daten des Bürgers gespeichert:

    • Familienname,

    • frühere Namen,

    • Vornamen,

    • Doktorgrad,

    • Ordensnamen/Künstlernamen,

    • Tag und Ort der Geburt,

    • Geschlecht,

    • gegenwärtige Anschrift der Wohnung sowie

    • zuständige Finanzbehörden.

  • Die betriebliche Steuernummer und ggf. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

  • Die Wirtschafts-Identifikationsnummer:

    Letzere löst die betriebliche Steuernummer und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gemäß § 139c AO ab.

    Einzelkaufleute und Freiberufler erhalten die Wirtschafts-Identifikationsnummer neben ihrer steuerlichen Identifikationsnummer, Personengesellschaften erhalten nur die Wirtschafts-Identifikationsnummer.

2. Einkommensschätzung

Praxistipp:

Auf einem Fragebogen müssen Sie verschiedene Fragen zu künftigen Umsätzen und Gewinnen beantworten. Gehen Sie bei der Berechnung dieser Schätzwerte eher vorsichtig vor, da hiervon zunächst die Höhe Ihrer Einkommensteuer und Gewerbesteuer abhängt. So haben Sie zumindest zu Beginn Ihrer Tätigkeit einen Vorteil bei der Steuerzahlung.

Jedoch sollte die voraussichtliche Einkommensschätzung trotzdem realistisch sein. Ansonsten besteht zum Beispiel die Gefahr, dass die Geschäftstätigkeit vom Finanzamt als Liebhaberei eingestuft wird. Liebhaberei im Sinne des Einkommensteuergesetzes ist eine Betätigung, die nicht auf die Erzielung eines Gewinns ausgerichtet ist. Unangenehme Folge ist, dass Verluste aus einer Liebhaberei nicht mit anderen positiven Einkünften verrechnet werden können.

Denken Sie vor allem daran, dass in der Anlaufphase die Kosten im Verhältnis zu den erzielten Umsatzerlösen überdurchschnittlich hoch sein können.

Daneben ist zu beachten, dass in den ersten 1 - 2 Jahren der Selbstständigkeit keine Einkommensteuervorauszahlungen zu leisten sind. Die Steuer ist erst gesamt im auf dem Geschäftsjahr folgenden Jahr zu zahlen. Wichtig ist aber, dass trotzdem im laufenden Geschäftsjahr aufgrund einer eigenen Schätzung bzw. der Schätzung des Steuerberaters Rücklagen gebildet werden. Ansonsten kann durch unvorhergesehene Ereignisse sehr schnell ein Zahlungsengpass eintreten.

3. Anforderungen an Rechnungen

Rechnungen müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten. Sie sollten darauf achten, dass sowohl bei Ihnen eingehende Rechnungen diese Anforderungen erfüllen als auch von Ihnen gestellte Rechnungen den Vorgaben entsprechen. Fehlen einzelne Angaben oder sind sie falsch bzw. ungenau, kann dies zu Nachteilen des Vorsteuerabzuges des Leistungsempfängers oder beim Rechnungsaussteller führen.

Erforderliche Angaben in der Rechnung:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers,

  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers,

  • die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt zugeteilte Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (§ 14 Abs. 1a Umsatzsteuergesetz),

  • Menge und handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung oder die Art und der Umfang der sonstigen Leistungen,

  • Ausstellungsdatum und Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung,

  • eine Rechnungsnummer, die vom leistenden Unternehmer fortlaufend und einmalig vergeben wird,

  • die Angabe des Nettobetrages, des Bruttobetrages, des Umsatzsteuerbetrages und des jeweiligen Umsatzsteuersatzes,

  • bei Steuerbefreiung des abgerechneten Umsatzes ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Ausnahmen von diesen Erfordernissen bestehen für Rechnungen über Kleinbeträge. Als Kleinbeträge werden Rechnungen angesehen, deren Bruttobetrag (einschließlich Umsatzsteuer) 150,00 EUR nicht übersteigt. In diesen Fällen bestehen folgende Erleichterungen:

  • Es kann auf die Angabe des Leistungsempfängers verzichtet werden.

  • Die Angabe des Bruttorechnungsbetrages reicht aus.

  • Die Umsatzsteuer braucht nicht als Betrag gesondert ausgewiesen werden, die Nennung des Steuersatzes reicht aus.

4. Aufbewahrungspflichten

Damit das Finanzamt bei einer eventuell später in Ihrem Unternehmen durchgeführten Außenprüfung die Richtigkeit Ihrer Steuererklärungen usw. überprüfen kann, sind Sie verpflichtet, die Unterlagen für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Welche Unterlagen im Einzelnen von der Aufbewahrungspflicht erfasst werden, ergibt sich aus § 147 AO.

Je nach der Art der Unterlage besteht die Aufbewahrungspflicht für zehn bzw. sechs Jahre. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die Unterlage entstanden ist bzw. abgeschlossen wurde.

Beispiel:

Die Rechnung über eine betriebliche Investition mit dem Rechnungsdatum 21. Mai 2009 ist bis zum 31. Dezember 2019 aufzubewahren.

Nicht jeder Geschäftsbrief unterliegt der Aufbewahrungspflicht. Erfasst wird nur die geschäftliche Korrespondenz, die die Vorbereitung, Durchführung oder Aufhebung eines Geschäftsabschlusses beinhaltet.

Die Aufbewahrung muss bei Jahresabschlüssen, Eröffnungsbilanzen und Zollanmeldungen im Original erfolgen, bei den anderen Unterlagen reicht es aus, wenn die Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmt.

Hinweis:

Rechnungsbelege, die auf Thermopapier ausgedruckt sind (Tankquittungen, Bürobedarf etc.), werden innerhalb einiger Zeit verblassen und unleserlich werden. Zur Erfüllung der Aufbewahrungspflicht sind sie zu kopieren oder elektronisch zu speichern.

Wurde die Aufbewahrungspflicht verletzt und können Sie die geforderten Unterlagen nicht vollständig vorlegen, wird die Besteuerungsgrundlage geschätzt und Sie müssen ggf. mit einer Nachzahlung rechnen.

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