Controlling-Lexikon

Zeitmanagement

Für wichtige strategische Überlegungen muss genügend Zeit zur Verfügung stehen. Schnelligkeit und Zeit sind Wettbewerbsfaktoren, die zunehmend wichtiger werden. Denn nicht nur Personal, Finanzmittel und Material, sondern auch die Zeit ist ein nur begrenzt vorhandenes Gut, mit dem möglichst sinnvoll, ökonomisch und effizient umgegangen werden sollte. Zeitmanagement ist das geeignete Instrument, Zeit Gewinn bringend einzusetzen - und das nicht nur für Führungskräfte, sondern auch auf allen anderen Hierarchieebenen.

Wie bei materiellen Ressourcen (ABC-Analyse), kann auch der eingesetzten Zeit ein bestimmter Wert zugeschrieben werden. 5-10 % der Tätigkeiten schaffen 75-80 % des Wertes. Sie sollten sich auf diese wirklich wichtigen Tätigkeiten konzentrieren.

Ablauf des Zeitmanagements

Wie bei den meisten Controlling-Instrumenten lassen sich auch hier drei Phasen unterscheiden:

  1. Untersuchen (Wie ist die Situation?)
    Notieren Sie eine Woche lang, wofür Sie Ihre Zeit verwenden. Sie werden sich wundern, wie viel Zeit Sie mit unproduktiven Tätigkeiten verbringen. Aber machen Sie nicht den Fehler, persönliche Kontaktpflege generell als unproduktiv einzustufen. Für effizientes Arbeiten sind Motivation und Betriebsklima nicht zu unterschätzende Faktoren. Als Führungskraft gehört es zu ihren wichtigsten Aufgaben, ihre Mitarbeiter zu motivieren.

    Eine Anregung für diese Situationsanalyse gibt Ihnen die folgende Checkliste.

  2. Ordnen (Welche Ziele habe ich? Was ist mir am wichtigsten?)
    Stufen Sie die Tätigkeit nach Dringlichkeit und Bedeutung ein (ABC-Analyse). Häufig sind dringliche Aufgaben (z.B. die Einhaltung von Bestellterminen) nicht unbedingt die wichtigsten.

    • A-Aufgaben: sehr wichtig, unaufschiebbar

    • B-Aufgaben: wichtig, aufschiebbar

    • C-Aufgaben: weniger wichtig, häufig aber dringlich

  3. Verändern (Wie sollte ich meine Zeit am besten einsetzen?)
    Regelmäßig auftretende Routinearbeiten (C-Tätigkeiten) sollten delegiert werden. Auch B-Aufgaben lassen sich kompetenten Mitarbeitern übertragen, denen hierfür ein entsprechender Verantwortungsbereich eingeräumt werden muss. Je strategischer eine Aufgabe, desto weniger sollte sie delegiert werden. Die noch verbliebenen Aufgaben sollten dann nach ihrer Dringlichkeit geordnet werden (Prioritäten setzen: Welches Problem führt zu den schwer wiegendsten Konsequenzen, wenn es nicht sofort gelöst wird?)

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